固定办公位有助于改善员工的工作效率或办公体验

无固定工位的员工处境艰难

▲自上一年度的办公空间调查报告发布以来，办公效率和体验均有所下降。

▲Gensler 办公空间绩效指数（WPI）是对办公空间效率和功能性进行综合评估的指数，其得分基于30 多个单独变量而计算得出。

▲Gensler 体验指数（EXI）是对员工总体体验进行综合评估，广泛涉及企业文化、行为和人际关系等因素。

自2006年起，Gensler已连续15年开展针对办公空间的深入调研，调研结果均表明，高效的办公空间对员工表现以及企业的业绩产生积极影响。

近年来，由于物业成本攀升、经济动荡、办公空间灵活性要求增加，企业对办公空间的要求高于以往任何时候，而空间面积却在不断压缩，导致办公空间需要不断变革以适应时代要求。而随着经济的全球化和“随时随地”办公文化的流行，企业对无固定工位等模式的广泛尝试正在持续改变办公空间的属性。研究结果表明，如此变革与尝试的结果好坏参半，而员工往往要承担试错过程中带来的压力。与此同时， 2020年的办公效率与体验指数是15年来最低的一年。在各种灵活办公（每周有部分时间不在办公室工作，并辗转于不同的空间办公）解决方案不断涌现的大背景下，该数据的下降表明，大多数灵活办公模式虽然在一定程度上有助于提高工作效率，但整体而言并未大幅度改善员工的工作效率或办公体验。

（一）创造最佳办公空间的因素有哪些？

——事实证明，最佳办公空间是提供一个基本开放式办公环境以及能根据需求而使用的私人空间。

▲办公空间对工作效率的影响（按年度划分），采用5分制，其中1分为效率最低，5分为效率最高。▲*2016 年，我们将线上协作从线下协作中分列出来，进行单独评估。

▲不同移动办公模式中受访者所占百分比。

本研究报告中涉及的各种移动办公形式的研究，依然是在基于办公物理空间对工作的影响——工作场所的设计会对员工绩效、办公体验和行为产生重要影响。2019年的调查报告以开放式办公空间为核心，确定了办公空间的六种“开放程度”。报告还指出，配备开放式工位以及能根据需求而使用的私密个人空间的基本开放式办公环境，往往最受欢迎且绩效最佳。
从2020年的调查数据可以看出，高效的移动办公与基本开放式办公空间布局之间也有着千丝万缕的联系。我们向受访者询问了他们所处的工作场所类型及其理想中的工作场所类型。大约七分之一的受访者表示，目前处于基本开放式办公环境；当被问及理想中的办公环境时，大部分受访者都表示更喜欢较为私密的环境。然而，当对数据进行细分以便明确各种办公环境类型的绩效时，我们发现，基本开放式办公环境能够为员工提供更多选择，可容纳各种不同空间，同时总体上也有助于促进创新和提升效率。

▲当前处于各种办公环境的受访者占比（各种办公空间类型在Gensler WPI 和EXI 评分当中得分对比）

（二）移动办公是提高空间效率和体验的关键策略——办公室外的移动办公也是提高办公空间效率和办公体验的关键策略。

▲能够自主选择工作地点的受访者所占比例（按开放程度划分）。

▲受访者基于创新指数评分认定的公司创新程度（按开放程度划分）。所有评分均采用5分制。

目前，员工大部分工作时间仍然是在办公室中度过，而这段时间的长短和办公环境的质量与员工绩效息息相关。有趣的是，假如每周抽出部分时间进行移动办公，同样会给员工绩效带来积极影响——办公室外的工作效率同样也会促进员工在办公室内的工作效率。

自主办公和移动办公方式选择的宽泛性（例如员工可以自主选择日常办公地点）与提升员工绩效有着密切联系，但在办公室内/外工作的时长比例并不具有通用性。总的来说，移动办公人员在办公空间效率指数（WPI）和办公空间体验指数（EXI）的得分往往更高，这些员工往往也是参与性最强的。移动办公可能对团队协作有一定影响，但是并非采用移动办公模式的员工对同事的工作就一无所知。与专业人才、技术人员和行政工作人员相比，移动办公的增加可能会对担任高级职位的人员产生更大的影响。移动办公与绩效的关系因员工的工作性质而异。

（三）办公室仍是员工首选的办公场所——在充满选择的时代，办公室仍是员工首选的办公场所，前提是其要能够满足办公需求。

在为员工提供更多办公地点选择的同时，人们也应该深入了解员工对办公环境的偏好。我们向受访者询问了一个简单的问题：在咖啡店、联合办公空间、家和办公室这四个选项中，您更喜欢在哪里工作？大多数受访者选择办公室和家。但与此同时，我们也注意到了一个有趣的现象——在将调查数据按照最高和最低WPI（办公空间效率指数）得分进行划分时，WPI得分最高的员工，也就是在拥有最高办公空间效率、经过最优设计的办公空间中工作的员工，更喜欢在办公室办公，而对于那些在相对绩效较低办公空间中工作的员工来说，他们更倾向于在家办公。

▲不同移动办公模式中受访者所占百分比（高绩效人员与平均绩效人员对比）

▲创新通过创新指数进行衡量，该指数是员工对公司创新程度的综合评分。工作满意度评分采用5分制。

高办公环境效率带来的额外益处不胜枚举。在效率最高的办公空间里，员工对公司的评价更为积极正面，他们能够尝试新的工作方式且更加清楚自身工作对他人的影响以及同事的工作内容。与此同时，这些员工的敬业度更高，对工作的满意度更高，且更有可能向他人推荐自己所在的公司。

（四）打造高绩效的办公空间需先了解公司需要的办公空间类型——要想打造高绩效的办公空间，首先要了解公司需要的办公空间类型；制定细致且灵活的办公策略，满足不同员工的办公需求。

工作任务的复杂性、动态性和快速变化，意味着办公环境的响应时间正在缩短。随着新的移动办公形式（无论是在办公室内还是在办公室外）不断涌现，企业需要持续衡量哪些方式有效，哪些无效。在这些变化对员工造成实质性影响之前，雇主和企业地产置业部门应该迅速做出响应。如果办公模式的转型给员工造成了不良影响，并不意味着要继续保持原来的办公模式，但也不应强迫员工去接受和适应新的办公模式。推行无固定工位办公模式尤其需要谨慎，确保这种办公模式的实施需要更多的关注，通常还需要提供数量充足的替代性办公空间。

▲受访者首选工作地点的排名，效率最低的办公室与效率最高的办公空间对比（以WPI 得分衡量）

▲衡量员工敬业度和绩效的指标，效率最低的办公室与效率最高的办公室空间对比（以 WPI 得分衡量）。所有评分均采用5分制。

员工们普遍认为：无固定工位办公让人感到很有压力，同时也令人困惑不已。在目前采用无固定工位办公模式的人群中，有一半倾向于保持当前状态，而另一半则希望拥有固定工位。切勿低估拥有一张固定办公桌对于员工的重要性，当权衡无固定工位办公模式在节约空间和促进协作方面的优势时，也要考虑到这种办公模式对工作绩效、办公体验和个人工作的潜在负面影响。如果确实要实施无固定工位办公模式，请首先重点关注设计策略，确保能够按需使用的私密空间，同时解决清洁、储物、人体工程学等日益凸显的问题。