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在家办公和共享办公模式分析及风险应对

2020-02-26

上几期内容,介绍了疫情期间各行业、组织及其员工自身可能面临的风险以及应对建议。


本期我们将进一步聚焦于:在“防疫”期间临时启动了远程/在家办公模式,或启用了“共享员工”的组织,可能面临的一系列潜在风险;在分析风险成因与走向的同时,也将给出具体应对这些风险的建议。


疫情期间,紧急启动在家隔离、远程办公的方式,对于多数组织而言,实属无奈之举,是一种临时性、应急性的管理举措;对于员工而言,这种工作模式大大缩短了员工上下班的通勤时间;如在家办公期间,能够采取管理措施,保证员工的工作效率/工作饱和度,对于组织和员工都是双赢的。


因此,远程/在家办公虽是疫情期间的应急工作模式,但组织也不妨将之视为一种对接未来的预演。


毕竟在人工智能和大数据风行的时代,远程/soho办公在未来很可能成为一种通行的新型工作模式。



在此想要提醒各位的是:


一、在家办公好处多;


二、风险务必要防护。



一、远程/在家办公的优势和未来趋势


CHREATE[1](the Global Consortium to Reimagine HR, Employment Alternatives, Talent, and the Enterprise),总结出了推动组织变革的“基本五力”,以描述组织及人力资源管理的走向。CHREATE在2015年就曾经提出:未来人力资源管理的走向逐渐明确化,未来世界的工作模式也开始显现出来,将呈现出以下四种工作模式:


图示- 未来的四种工作模式(来源:CHREATE DATA)


01

现有的传统工作模式

  就像今天的大多数工作,这类工作往往有着相似的技术联系和工作安排,主要依赖于正规的全日制雇佣关系。落入这一象限的工作模式,意味着统一的办公地点,与以物理方式相连接的员工和日常工作。


02

极速化工作模式

  远程办公或在家工作,许多人力资源技术产品都致力于运用设备、基于云计算学习、智能手机 App和远程性能观测等方法,实现传统人力资源系统和工作关系管理的自动化。


03

构想中的共享工作模式

  这一新的就业模式已经发展到平台、项目、特约演出、 自由职业者、竞赛、合同工、服役和兼职等形式,比如,将自由职业者、合同工和兼职考虑在组织人力资源系统里;运用社交工具对被动的求职者进行跟踪和交流或在社交媒体平台上举办创新竞赛,从而改善传统的招聘系统等。


04

超级授权工作模式

  包括随需应变的人工智能、极致的个性化与安全、可接入的云数据库,为职位和应聘者提供搜索定位,使得同一类的工作和劳动力可以互相配对,包括人才的能力、职业资质、招聘条件、工作背景、知识水平、学习资料和福利情况等。

[1] CHRETE, 即“重新构想人力资源、就业方式、人才和企业的全球联盟”组织。


因此,远程办公在不远的未来,是可以实现全面普及并获得组织和员工青睐的一种新型工作模式;或许,无论对于组织或是个人而言,这都会是非常不错的一种选择。



未来组织选择远程办公模式的原因分析:

1. 不断变化的人口结构和人机交互的推广;

2. 多元的工作模式,突破传统的全职工作;

3. 员工队伍的改革和混合型员工的使用;

4. 技术变革实现全球实时通信,实时彼此互联互通。


「IP风控嗣」2020/Data

远程/在家办公作为一种相对更为灵活的工作模式,因其不再受工作场所和地点的制约,不仅极大地降低了员工通勤的成本,也相应减少了以往组织在传统工作模式中,所必须承担的办公成本。


随着未来数字化办公手段的进一步普及,传统办公模式即将要面临被逐步弱化甚至淘汰的挑战。而远程办公模式因为先天的便利性,同时伴随着远程通信配套设施与网络交互环境的升级,将很可能成为未来组织办公的首选方式。



二、远程/在家办公的潜在风险剖析


远程办公虽有诸多便利,然而,管理上的潜在风险也随之而来。


传统的工作模式是集中在同一区域办公,对于重要工作文件,会进行加密处理;对于不同级别的机密信息、人员、设备和区域,也会实行分级管理。而一旦启用远程办公模式,就会不可避免的涉及到机密文件的远程传输;在启动远程网络会议时,对于保密性较高的信息,如果不能提前采取严格的保密措施,也很有可能因为商业秘密泄露等风险,造成组织巨大的损失。


➡ 远程办公模式——组织面临哪些风险?


在远程办公模式中,以下几个方面的管理风险将集中凸显出来,如管理不善,将会给组织或员工双方都带来潜在的隐患:



i. 文件传输风险

ii. 人员管理风险

iii. 文件保存风险

iv. 协同作业风险


远程办公——该如何应对上述风险?


i. 文件传输风险


i.  文件传输建议:

分为企业内员工内部之间的传输和企业合作伙伴之间的文件传输,一定要严格把控,一旦某一员工或是某一环节出现问题,则很有可能会有泄露风险。对于重要资料一定要牢牢锁定在固定的员工之内,将来一旦出现问题,就能很快锁定目标,及时止损。


ii. 人员管理风险


ii.  人员管理建议:

人员流动风险及秘密分级管理,在员工离职之前对于其知晓的商业秘密是否签订保密协议,以及在远程办公期间,对于非全职员工、借调人员、各地分公司人员的绩效管理、人员把控及保密措施,都面临着诸多挑战。


iii. 文件保存风险


iii.  文件保存建议:

一般重要的资料都会选择在企业的本地进行保存,还会有加密措施,但远程办公为了团队之间的协作,可能会首选云文档,那么对于文件损失及泄露风险,也能也会随之增加,同时也要谨防黑客入侵风险。


iv. 协同作业风险


iv.  协同作业建议:

线上会议必不可少的会使用线上平台,平台的隐私条款大体上来说还是比较完善的,除非有不法分子进行窃听,不过这种可能性还是很小的,更多的风险还是在于员工相互之间传递信息的保密要求,远程办公也就意味着员工的办公环境不受企业的控制,如果在公共场合则会有秘密泄露的风险。


远程办公——风险预防建议& FAQ~

Q

1、对于不同的人保密性要求及是否应指定临时性保密协议来降低风险?


对组织而言,远程办公只是工作方式改变,员工并没有变动。员工若在入职时已签订了保密协议,在疫情期间,组织也制定了相应的远程工作制度。那么此时只需提醒员工注意保密,不用再另外签署保密约定。

对于重要文件,组织还应对相关接触人员采取更为严格的保密措施,例如:传输或使用重要机密文件之前,通过加密/加水印等方式防止不当使用和转发;避免未经组织授权许可的信息流失或滥用。

通过网络或第三方沟通平台/软件/工具,传输重要机密文件时,应注意选取可靠的渠道;必要时可事先对重要文件进行加密处理。

此外,对于新入职的员工或是实习生,仍需要再三强调保密义务及保密协议的重要性。


Q

2、对于共享员工的管理?


“共享员工”,是在这次疫情期间产生的新词;属于灵活用工的一种形式;既可以节约企业管理成本,也会创造多赢用工模式。

即使在既没有保密制度也没有保密协议时用人单位仍可追究员工(包括“共享员工”)的泄密责任。

当然,在用人单位没有制定保密制度的情况下,应注意保留好有效的证据——证明自己确实采取了有效的商业秘密保护措施,例如秘密分级管理等。

否则,可能因共享员工的临时性和流动性,产生与共享用人单位之间权责的不确定性,从而造成不必要的损失。

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